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采购日常的51个风险与防范! [复制链接]

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采购活动是企业生产运作的起点,是企业降低成本、增加利润的重要环节。受到内外部环境不可控因素的影响,采购活动各个环节中都存在不同程度的风险。

如果不对这些风险加以深入研究和控制,企业采购过程中就非常容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等腐败现象,同时也容易出现积压浪费,更有甚者还可能出现包括质量问题、交付不及时、增加成本等情况。因此采购风险防范是企业经营管理的重中之重。

1

采购风险与业务流程

采购风险

“采购风险”是指企业在采购过程中出现的采购员“暗箱操作”、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等腐败现象,或者出现采购物品积压浪费、质量不达标、交付不及时等各种意外情况,导致采购的实际结果与企业预期目标相偏离的程度和此偏离程度给企业带来损失的可能性。

采购业务流程

采购作为企业供应链管理过程中非常重要的一个环节,其主要是指企业在一定的条件下,将市场上的某类产品或服务购买回来作为企业生产发展的资源,以此来保证企业各个环节能够正常运转的一项活动。

采购环节的业务流程较多,因此风险发生的概率也比较大。

2

采购风险的识别

通过分析采购流程图,将采购活动进行分解,针对不同的业务节点,分析不同风险情况,将采购风险区分为业务风险及管理风险两大类。

业务风险

市场风险:由政府政策的变化等外因导致的市场需求等方面的变化,导致采购活动无法及时调整;

计划风险:在指定采购计划的过程中,由于采购人员对市场的分析不到位、对所要进行的采购项目管理不科学等内部原因, 导致采购活动与企业的采购目标发生了较大的偏离;

合同风险:双方在拟定合同的过程中合同条款模糊不清,盲目签约;或是合同的签订违反法律规定,例如采购人员利用职务之便,收受贿赂,私自泄露企业的招标信息;

意外风险:由于供应商合同在实际履行过程中不按照协议,中途偏离预定的目标,在很大程度上给企业带来意想不到的风险;

违约风险:供应商在交货时间、交货地点等方面违反合同,给企业带来损失;

采购价格风险:在制定合同条款时对采购价格的约定较模糊,最终交货时产生价格争议;

商业发票风险:由于供应商开具的商业发票性质及金额有误,可能会给企业造成无法入账审批等风险;

质量风险:在质量上参差不齐、滥竽充数,在货物的规格上不按企业规定私自调整等,使所供应的货物无法满足企业生产要求;

数量风险:由于供应商为企业提供的货物在数量上缺斤短两,不能满足企业所需数量,使企业面临停产风险;

滞销风险:采购员进行采购活动的过程中,对市场的预估有误,导致盲目采购,最终造成产品贬值滞销;

脱销风险:采购物品的数量不能满足生产部门的实际需要,不能做到及时供应,导致实际的生产不得不中断;

赠品到货风险:由于供应商承诺给企业的附赠品不能及时到货,导致企业的一系列营销活动不能顺利开展,错过商机;

库存成本风险:由于采购过程中没有按照经济订购批量来进行采购,导致采购物品的数量远大于目前所需,造成库存成本的大大增加;

管理风险

责任风险:企业在招聘、培训采购人员的过程中,首先对应聘人员的基本信息未能切实把好关,对其能力的测试等环节也没有做到深入细致,导致招聘到企业中来的采购员本身素质、能力等各方面良莠不齐,为企业带来法律及业务方面的责任风险;

腐败风险:在员工的培训环节也没有着重强调采购人员应该具备的各项素质及应该遵守的纪律,给企业的营运带来腐败风险。

采购风险评估与以上十五种采购风险之后,要开展的就是采购风险的评估,根据国内比较流行的风险识别标准来为十五种采购风险进行评分,将对风险威胁程度高、对公司发展危害性大、对策的可操作性较低的定为典型性采购风险,并进行细致研究,如下图所示。

195623.jpg

在跟各位采购分享下日常采购的51个风险与对策,供大家参考。

序号
作业活动
危险有害因素
后果
措施
1
供方选择
考察厂家
企业生产的产品没有生产许可证;危险化学品生产或经营企业没有危险品生产或经营许可证;特种劳护用品生产经营企业无生产或经销手续等)易选择不合格供应商,供方因事故或其他原因导致供货不及时或中断,带来财产损失或人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;严格执行资格预审手续
2
供方安全组织机构不健全,安全责任制不落实
3
供方安全管理制度不完善等
4
供方安全生产条件不符合法律法规要求
5
供方评价
评价结论不正确易选择不合格供应商来财产损失或人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;对资格预审、选用过程进行管理
6
供方确定
选择不合格供应商易选择不合格供应商,带来财产损失或人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;对资格预审、选用过程进行管理
7
合同签订合同未明确产品标准或安全要求易出现质量和安全事故,带来财产损失或人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;
8
合同未明确期限、运输方法和包装要求易出现运输安全等事故,带来财产损失或人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;
9
采购
制定采购计划计划未明确产品标准和安全信息易发生质量安全事故,导致财产损失或人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;
10
计划未经批准影响生产,财产损失制订生产业务流程管理文件;组织采购等相关人员开展安全培训;
11
计划未明确采购日期,导致延期或提前影响生产或占用资金,带来财产损失
12
采购未按采购计划实施影响生产,带来财产损失
13
采购剧毒危险化学品未办理准购证或购买凭证违反法律法规,受处罚;制订剧毒品管理制度,组织相关人员开展安全培训
14
采购易制毒化学品未办理相关手续违反法律法规,受处罚,导致财产损失制订易制毒化学品管理制度,组织相关人员开展安全培训
15
采购危险化学品未按要求索取安全技术说明书和安全标签发生事故无法立即采取正确的处置措施,有导致财产损失和人员伤亡扩大的危险制订危险化学品安全管理制度,组织相关人员开展安全培训
16
运输

运输车辆选择不当(危险品运输未选择危险运输车辆等)易造成财产损失和人员伤害制订危险化学品安全管理制度,组织相关人员开展安全培训
17
运输商选择不当(运输商无资质或资质不符合要求,如物流企业无危险品运输资质运输危险品)易造成财产损失和人员伤害制订供应商管理、危险化学品、劳护用品等安全管理制度;组织采购等相关人员开展安全培训;严格执行资格预审手续
18
司机无驾驶证驾驶易造成财产损失和人员伤害制订特种设备及特种作业管理和安全培训管理制度,特种作业人员必须执证上岗
19
车辆带病运行易发生车辆事故,造成财产损失和人员伤害制订车辆安全管理制度,车辆定期维护保养
20
材料固定不当有翻车或掉落的危险,带来财产损失和人员伤亡制定装卸安全操作规程或管理制度,杜绝违章作业
21
易燃易爆等危险化学品未按规定运输和标识易发生车辆或危险品事故,造成财产损失和人员伤害制订危险化学品安全管理制度,加强员工安全教育培训,杜绝违章作业
22
危险化学品驾驶、押运人员未经安全教育培训,无证上岗,不掌握危险品运输知识和应急处置能力易发生车辆或危险品事故,造成财产损失和人员伤害订危险化学品安全管理制度,加强员工安全教育培训,杜绝违章作业
23
验收

未组织检测、验收(数量、质量等)易造成财产损失和人员伤害制订化学品、劳护用品、设备、仓库等安全管理制度,组织相关人员开展安全培训;
24
验收入库的的原辅料或设备、设施不符合要求,易造成财产损失和人员伤害制订化学品、劳护用品、设备、仓库等安全管理制度,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度和安全规程
25
验收入库的劳护用品不符合要求,特种劳护用品属“三无”产品易造成财产损失和人员伤害制订劳护用品仓库等安全管理制度,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度和安全规程
26
易产生静电危险的液体槽车等未经静置,直接取样有火灾、爆炸事故危险制订危险化学品、化验分析、防火防爆等安全制度;组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度和安全规程
27
易产生静电危险的液体槽车未静电接地有火灾、爆炸事故危险制订危险化学品、防火防爆等安全制度;组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度和安全规程
28
装卸
设备选择
设备能力不足或设备有缺陷易造成财产损失和人员伤害制订设备设施管理及维护保养等安全制度;组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度和安全规程
29
吊运索具(机具)有缺陷易造成财产损失和人员伤害制订设备设施管理及维护保养等安全制度;组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度和安全规程
30
特种装卸设备无证使用易造成财产损失和人员伤害制订特种设备安全管理制度;组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;特种设备领证使用
31
人员选择
司机无证作业易造成财产损失和人员伤害制定安全教育培训和设备设施安全管理制度,特种人员执证上岗
32
危险品装卸人员未经安全培训,不具备危险品操作技能易造成财产损失和人员伤害制定安全教育培训等安全管理制度,危险作业人员未经培训不得上岗
33
装卸方法
大型物件无装卸方案或方案有缺陷易造成财产损失和人员伤害制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
34
方案实施前未进行安全交底或危害告知易造成财产损失和人员伤害制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
35
作业
危险品装卸作业中人员未佩戴相应的劳动防护用品有人员中毒的危险制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
36
装卸作业人员未轻装轻卸,有摔拖、重压和损毁包装容器现象物料泄漏或破损,有财产损失、人员中毒的危险制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
37
人员站在叉车齿上作业有人员坠落的危险制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
38
装卸易燃易爆化学品,现场使用非防爆工具有火灾爆炸的危险制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
39
装卸易燃易爆化学品现场有明火和火花有火灾爆炸的危险制订仓库安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
40
作业结束,清理现场,杜绝污染物残留有污染事故和中毒事故发生的危险制订仓库、危险化学品安全管理制度和装卸作业安全规程等,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
41
仓库管理
出入库
危险化学品出入库,未核查登记有财产损失和人员伤害的危险制订仓库、危险化学品等安全管理制度和装卸作业安全规程,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
42
储存
危险品未专库储存或仓库储存条件不符合要求有财产损失和火灾爆炸的危险制订仓库、危险化学品、防火防爆等安全管理制度,组织相关人员开展安全培训;严格执行相关安全规章制度;
43
物料贮存场所,平时桶装、袋装物料堆垛不好、通道不畅等有引起物体打击、高处坠落等危险堆垛之间应有足够的间距,保证人员通行和货物运输通行;堆垛应稳妥;购买的货架并安装稳固;货架上的货物应堆放整齐,并完全堆放在货架上
44
易燃物料在储存过程中发生泄漏;库内通风不良可燃蒸气积聚有火灾、爆炸的危险库房耐火等级必须达到范要求;易燃液体库房应有防流淌的措施;严禁明火进入仓库;仓库的电气设施应为防爆型;进入仓库的车辆应有阻火器;规定设置灭设施和消防器材
45
桶装易燃物料夏季若室外存放有超压危险甲类桶装液体不得露天存放;液体充装应留有空间
46
没有做到不同性质、互为禁忌物料分开存放;储存区域内的物料标色、分区不明意外爆炸事故设置区域,禁忌物分开存放;物料挂牌标识  ;现场设毒物周知卡
47
进入易燃性物料库区的叉车,没有阻火器火灾爆炸危险散发火星的车辆进入易燃仓库必须佩戴阻火器
48
消防设施
库内无消防设施或消防设施无法正常使用有火灾爆炸危险制订消防设施管理制度;按规定设置消防器材;加强点检
49
废弃物回收、处理
回收
未制订废弃物回收或制度不落实现场混乱,有发生事故造成人员伤害的危险制订废旧物资处理制度,督促人员严格执行和落实
50
废旧料回收后未分类整理现场混乱,有发生事故造成人员伤害的危险制订废旧物资处理制度,督促人员严格执行和落实
51
处理
废弃物处理不符合要求(如废弃危险化学品及其包装处置不符合国家安全、环境方面的法律法规的要求)有发生环境污染事故和人员中毒、火灾、爆炸的危险制订废旧物资处理和危险废物处置等相关制度,督促人员严格执行和落实


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